엑셀에서 드롭다운, 선택박스, 체크박스 등 목록을 선택할 수 있는 박스를 만드는 작업은 상당히 자주 쓰이고 활용도가 높은 기능이라 할 수 있습니다. 하지만 이 목록 박스를 다중으로 만들 수 있는 방법은 보통 잘 모르시더라고요. 그리고 설정법에 대해서도 잘 모르시는 분들이 많습니다. 그렇기 때문에 이번 포스팅에서는 드롭다운 다중 목록을 만들어서 사용하는 법에 대해서 쉽고 간편하게 알아보도록 하겠습니다.
여기서, 다중 목록 드롭다운이라고 한다면 아래 사진과 같이 1차 목록이 있고 1차 목록 선택 시 2차 목록이 뜨는 것을 의미합니다. 드롭다운 상자에 또 다른 드롭다운 상자를 추가 하는 경우입니다.
※ 만약, 단순하게 드롭다운 박스를 만들고 싶으시다면 아래 이전 포스팅을 참고해주세요.
엑셀 EXCEL 드롭다운 박스 만들기 / 데이터 유효성 검사
1. 표 만들고 표 이름 생성하기
아래 사진과 같이 과일과 채소라는 품목이 있고 다시 과일은 사과, 바나나, 망고 / 채소는 당근, 파프리카, 오이로 목록이 나뉘는 예시를 통해 품목, 소분류에 드롭 다운 박스를 만드는 방법에 대해서 알아보겠습니다.
품목은 1차 드롭 다운이라고 볼 수 있고 과일, 채소는 2차 드롭 다운이라고 칭하겠습니다.
먼저, 각 항목의 표를 CTRL+T 단축키를 이용해서 표로 생성해 줍니다. 표로 생성하기 위해서는 각 표에서 임의의 셀을 클릭한 후 CTRL+A 단축키를 누른 후 CTRL+T 키를 활용해서 표 만들기 메뉴를 불러올 수 있습니다. 표 만들기를 할 때에는 머리글 포함으로 생성해서 머리글로 분류가 될 수 있도록 생성해 주세요.
드롭다운으로 들어갈 표(목록) 모두 생성을 해주셨다면 표 이름을 지정해 주어야 합니다. 표 이름을 지정하기 위해서는 두 가지 방법이 있지만 가장 쉬운 방법으로 설명하겠습니다.
왼쪽 상단 리본 메뉴 아래를 보면 이름 상자가 있습니다. 이름 상자를 열어보면 표 1, 표 2, 표 3으로 방금 전 만들었던 표에 해당되는 이름이 지정되어 있습니다. 이 이름을 하나씩 클릭해 준 후에 각 표의 머리글에 맞게 입력을 해주세요.
아래와 같이 입력하시면 됩니다. 예를 들어 표 1의 머리글이 품목이라고 한다면 이름상자에서 표1 클릭 후 표 1이라는 글자를 지우고 품목이라고 입력. 나머지 표 2, 표 3 도 동일하게 머리글을 입력하여 표의 이름을 변경해 줍니다.
만약, 이름 설정이 잘못되었을 경우에는 리본 메뉴의 [수식] -> [이름 관리자]에서 삭제 후 재설정할 수 있습니다. 아래는 참고만 해주세요.
2. 1차 목록 드롭다운 박스 만들기
목록을 표로 바꾸고 표 이름을 생성한 후 1차 목록을 먼저 드롭다운 생성을 해줍니다. 드롭다운은 리본 메뉴의 [데이터] -> [데이터 유효성 검사]에서 생성할 수 있습니다. 1차 목록이 들어갈 셀을 선택한 후에 데이터 유효성 검사 메뉴를 활성화해주세요. 아래 사진에서 제한 대상을 목록으로 선택하시고, 드롭다운 표시를 체크, 원본에는 1차 드롭다운 목록의 표 이름을 넣어주세요. 표 이름을 넣을 때는 = 표 이름으로 넣어주시면 됩니다. 이번 예제에서는 1차 목록이 품목이므로 =품목이라고 입력하겠습니다.
3. 2차 목록 드롭다운 박스 만들기
마지막으로 2차 목록 드롭 다운 박스를 만들어 보도록 하겠습니다. 2차 목록의 경우 INDIRECT 함수를 사용해야 하는데요. 엑셀 상에 함수를 구성하는 것이 아니라 데이터 유효성 검사 메뉴에서 함수를 사용해야 합니다.
먼저, 2차 목록을 넣고 싶은 셀을 지정한 후, 데이터 유효성 검사 메뉴를 활성화합니다. 그리고 1차 목록과 동일하게 설정하지만 원본 항에 INDIRECT 함수를 사용해 줍니다. 이때 INDIRECT 함수는 아래와 같이 구성해야 합니다.
=INDIRECT(1차 드롭 다운 박스가 있는 셀)
이번 예시에서는 G3 셀이 1차 드롭 다운 박스가 있는 셀이므로 =INDIRECT(G3)으로 구성하도록 하겠습니다.
여기까지 하면 다중 목록 드롭박스 생성이 완료되었습니다. 여기서 의아한 점이 2차 목록 드롭 다운 상자는 표의 이름이 아닌 INDIRECT 함수 설정 만으로 끝이 났는데요. 이것을 알기 위해서는 INDIRECT 함수의 성질을 알아야 합니다. 간단히 설명하자면 INDIRECT 함수는 참조값을 기준으로 그 참조값이 가리키는 셀이나 범위의 값을 반환하는 함수입니다. 그렇기 때문에 1차 목록에서 과일이 선택된다면 INDIRECT 함수가 사용된 2차 목록에서는 과일의 목록들이 반환되게 되는 것이죠.
다르게 설명한다면 1차 목록을 구성하는 항목들이 2차 목록의 머리글이 되는 것입니다. 어려운 개념이긴 하지만 이것을 잘 응용한다면 2차뿐만 아니라, 3차, 4차, 무한대로 다중목록을 늘리실 수 있을 것입니다.
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